Voordat de klant de commerciële productiehoeveelheden besprak, heeft hij enkele weken lang ons monster beoordeeld. Die testfase werd de basis voor alles wat volgde.

Een van de grootste misvattingen over de internationale inkoop van chemicaliën is dat de prijs altijd de doorslaggevende factor is. Na jarenlang met klanten uit verschillende landen te hebben gewerkt, heb ik geleerd dat dit zelden het geval is.

Vaak is de grootste uitdaging het vinden van een praktische oplossing wanneer het aankoopplan van een klant niet aansluit bij de productievereisten van de fabrikant. Een recent project waarbij12-Hydroxystearinezuur(12-HSA) herinnerde me er nogmaals aan dat succesvolle samenwerking gebaseerd is op communicatie, geduld en technische flexibiliteit, en niet simpelweg op het aanbieden van de laagste prijsopgave.

Na enkele maanden van discussies, monsterevaluatie, technische bevestiging en herhaalde onderhandelingen met ons productieteam, hebben we met succes een aanvankelijk onmogelijk verzoek omgezet in een commerciële bestelling.

Tegen de tijd dat we de commerciële productie begonnen te bespreken, had de klant al laboratoriumtests op ons monster voltooid en bevestigd dat het product aan zijn verwachtingen voldeed.

Voor mij was dit een bemoedigend teken, omdat technische acceptatie doorgaans de moeilijkste mijlpaal is bij projecten op het gebied van speciaalchemie. Zodra de productprestaties zijn geverifieerd, verschuift de discussie uiteraard naar commerciële haalbaarheid.

Dit project werd echter al snel ingewikkelder dan een standaardofferte.

De klant was van plan ongeveer 400 kg tot 500 kg 12-HSA te kopen. Bovendien gaven ze de voorkeur aan het materiaal in poedervorm in plaats van de standaard vlokvorm, omdat dit beter bij hun productieproces zou passen.

Vanuit het perspectief van de klant leek dit een redelijk verzoek. Ze waren een nieuw product aan het ontwikkelen en wilden de voorraad minimaliseren en tegelijkertijd de markt valideren voordat ze zich toelegden op grotere productievolumes.

Ik begreep hun gedachtegang volledig, omdat veel innovatieve bedrijven precies dezelfde aanpak volgen.

Toen ik het project met onze productiepartner besprak, was het antwoord duidelijk.

Aangepaste poederproductie kon niet in zo'n kleine hoeveelheid worden geregeld, omdat het productieproces een speciale planning, voorbereiding van de apparatuur, aanvullende kwaliteitsinspecties en afzonderlijke verpakkingen vereiste.

De voorkeursproductiehoeveelheid van de fabriek voor dit maatwerkproject was 20 ton, en zelfs na verdere evaluatie bleef de minimale hoeveelheid voor poederproductie rond de 2.000 kg.

Op dat moment wist ik dat het simpelweg doorsturen van dit antwoord naar de klant de discussie vrijwel zeker zou beëindigen.

Ik heb altijd geloofd dat 'nee' zeggen de laatste optie moet zijn, en niet de eerste.

In plaats van het gesprek te beëindigen, bleef ik het project bespreken met zowel de klant als de fabriek.

Ik wilde begrijpen welke eisen absoluut noodzakelijk waren en welke eventueel aangepast konden worden.

• Had de klant absoluut poedervorm nodig?
• Zou een iets hogere prijs een kleinere productie mogelijk maken?
• Kunnen toekomstige aankoopplannen een lagere MOQ rechtvaardigen?
• Kan het productieschema worden aangepast om een ​​kleinere batch te kunnen verwerken?

Elk antwoord hielp de kloof tussen de verwachtingen van de klant en de productierealiteit van de fabriek te verkleinen.

Interessant genoeg bleef het project evolueren tijdens onze discussies.

Nadat de klant aanvankelijk ongeveer 400 kg en 500 kg had gevraagd, overwoog de klant later om 900 kg te bestellen vanwege zijn productontwikkelingsplan en REACH-gerelateerde overwegingen.

Elke nieuwe hoeveelheid betekende weer een gesprek met ons productieteam.

Sommige mensen beschouwen dit misschien als herhaalde vertragingen. Ik zag het anders. Elk gesprek leverde meer informatie op en bracht ons dichter bij een werkbare oplossing.

Wanneer de klant vroeg of een bepaalde hoeveelheid geproduceerd kon worden, heb ik nooit aannames gedaan.

In plaats van onmiddellijke beloften te doen, was mijn antwoord meestal eenvoudig.

'Laat mij eerst eens contact opnemen met de fabriek.'

Ik geloof dat dit een van de belangrijkste gewoonten is in het internationale chemische bedrijfsleven.

Veel commerciële problemen beginnen wanneer leveranciers iets beloven voordat ze de technische haalbaarheid hebben geverifieerd. Ik besteed liever een extra dag aan het bevestigen van de details, dan dat ik later teleurstelling creëer.

Klanten waarderen eerlijkheid over het algemeen veel meer dan onrealistisch optimisme.

Na verschillende rondes van technische discussies en commerciële onderhandelingen stemde de fabriek er uiteindelijk mee in om een ​​op maat gemaakte poederproductie van 500 kg te ondersteunen met herziene commerciële voorwaarden die de extra productiekosten weerspiegelden.

Niemand heeft alles bereikt wat hij oorspronkelijk wilde.

De klant kreeg niet de laagst mogelijke prijs.

De fabriek heeft geen productieorder voor grote volumes ontvangen.

Beide partijen bereikten echter een overeenkomst waardoor het project voortgang kon boeken en tegelijkertijd de commerciële belangen van iedereen werden beschermd.

Dat is naar mijn mening wat succesvolle B2B-onderhandelingen zouden moeten bereiken.

Eén les die dit project heeft versterkt, is dat minimale bestelhoeveelheden niet automatisch als vaste barrières mogen worden beschouwd.

Fabrieken stellen MOQ's op om geldige productieredenen, waaronder productie-efficiëntie, grondstoffenverbruik, gebruik van apparatuur en bedrijfskosten.

Tegelijkertijd hebben klanten vaak even redelijke zakelijke overwegingen, vooral bij het lanceren van nieuwe producten of het betreden van nieuwe markten.

De verantwoordelijkheid van de leverancier is om beide perspectieven te begrijpen en te onderzoeken of er flexibiliteit bestaat zonder voor beide partijen onnodige risico's te creëren.

Niet elk project kan worden aangepast.

Maar veel projecten worden mogelijk omdat beide partijen bereid zijn door te praten in plaats van het gesprek te beëindigen na het eerste obstakel.

Deze ervaring herinnerde mij eraan dat de handel in chemicaliën veel meer inhoudt dan het prijsgeven van prijzen en het regelen van verzendingen.

Onze echte waarde komt voort uit het verbinden van twee heel verschillende werelden.

De ene kant richt zich op productie-efficiëntie.

De andere richt zich op productontwikkeling en inkoopflexibiliteit.

Wanneer deze twee perspectieven met succes op één lijn worden gebracht, profiteert iedereen ervan.

Terugkijkend denk ik niet dat de belangrijkste prestatie het binnenhalen van een bestelling van 500 kg was.

De echte prestatie was het opbouwen van voldoende vertrouwen voor beide partijen om te blijven samenwerken, ondanks enkele maanden van technische uitdagingen en commerciële onderhandelingen.

Voor mij is dat precies waarop langdurige samenwerkingen zijn gebaseerd.